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# Dashboard

> Übersicht zu Nutzung und Kosten im gewählten Zeitraum

<Tip>
  Startseite > "Admin-Menü" > "Dashboard"
</Tip>

## Dashboard

Das Dashboard bietet Administratoren eine zentrale Übersicht über die Nutzung und Kosten von VARIOS AI.\
Hier können auf einen Blick Verbrauch, Kostenentwicklung und Nutzungsmuster überwacht werden.

Über die **Zeitraum-Auswahl** oben links können Sie den Analysezeitraum festlegen. Alle Kennzahlen und Diagramme beziehen sich auf den gewählten Zeitraum.

***

## Überblick der Kennzahlen

Im oberen Bereich werden die wichtigsten Kennzahlen als Kacheln angezeigt:

* **Anzahl Lizenzen**\
  Anzahl der verfügbaren und Anzahl der verwendeten VARIOS AI-Lizenzen.
* **Gesamtkosten**\
  Gesamtkosten für den ausgewählten Zeitraum in USD.
* **Durchschnitt pro Benutzer**\
  Durchschnittliche Kosten pro aktivem Nutzer im gewählten Zeitraum.

***

## Diagramm: Übersicht

Ein Liniendiagramm zeigt die Kostenentwicklung im gewählten Zeitraum.\
So können Spitzenlasten, Trends und ungewöhnliche Nutzungsmuster einfach erkannt werden.

***

## Kostenaufteilung

Die Kosten werden in mehreren Panels aufgeschlüsselt. Jedes Panel verfügt über ein Suchfeld und Paginierung.

<Warning>
  Die Kosten basieren auf einer Hochrechnung aus den übertragenen Tokens.
  Abweichungen zu den tatsächlich abgerechneten Kosten des Modellanbieters sind möglich.
</Warning>

| Panel                            | Beschreibung                                                                                                           |
| -------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Kosten nach Benutzergruppen**  | Kosten pro Benutzergruppe. Da Nutzer mehreren Gruppen angehören können, kann die Summe die Gesamtkosten überschreiten. |
| **Kosten nach Assistent**        | Kosten pro Assistent – zeigt, welche Assistenten am häufigsten genutzt werden.                                         |
| **Kosten nach Chat-Modell**      | Kosten pro Chat-Modell (z. B. GPT 5.5, Claude Sonnet 4.6).                                                             |
| **Kosten nach Embedding-Modell** | Kosten pro Embedding-Modell (z. B. text-embedding-3-small).                                                            |
| **Kosten nach Voice-Modell**     | Kosten pro Voice-Modell (Transkription und Sprache).                                                                   |
| **Kosten nach Konnektor**        | Kosten pro Konnektor (z. B. Confluence, Microsoft 365, Webhook).                                                       |
| **Kosten nach Benutzer**         | Individuelle Kosten pro Nutzer.                                                                                        |
| **Kosten nach API-Schlüssel**    | Über den API-Key anfallende Kosten                                                                                     |

<Note>
  Die **Benutzerstatistiken** können über das Admin-Menü > Einstellungen > Datenschutz aktiviert oder deaktiviert werden.
</Note>

***

## Datenexport

Über die Funktion **„Daten exportieren“** können alle Nutzungs- und Kostendaten als CSV-Datei exportiert werden.\
Dies ermöglicht eine Weiterverarbeitung in externen Controlling- oder Reporting-Tools.

<Info>
  Im Export sind keine personenbezogenen Informationen erhalten.
</Info>

<Warning>
  **Warnung**: Die Kosten basieren auf einer Hochrechnung aus den übertragenen Tokens.\
  Abweichungen zu den tatsächlich abgerechneten Kosten des Modellanbieters sind möglich.
</Warning>

### Enthaltene Datenfelder

* **DateTime**: Zeitpunkt des Chatvorgangs
* **Costs**: Kosten der Eingabe oder Ausgabe in USD
* **Type**: Art des Datensatzes – *input* (Benutzereingabe), *output* (KI-Antwort), *system* (Systemnachricht wie Name oder Zusammenfassung), *api* (Schnittstellenaufruf)
* **Name**: Bezeichnung des verwendeten KI-Modells
* **Assistent**: Genutzter Assistent, über den die Anfrage ausgeführt wurde
* **InputTokens**: Anzahl der verarbeiteten Tokens in der Benutzereingabe
* **OutputTokens**: Anzahl der erzeugten Tokens in der KI-Antwort

### Aktion

Mit einem Klick auf **„CSV exportieren“** wird die Datei erstellt und der Download automatisch gestartet.

***

## Anleitung

<Steps>
  <Step title="Zeitraum wählen">
    Wählen Sie den gewünschten Analysezeitraum über die Zeitraum-Auswahl oben links. Alle Kennzahlen und Diagramme beziehen sich auf diesen Zeitraum.
  </Step>

  <Step title="Gesamtübersicht prüfen">
    Nutzen Sie die oberen Kacheln (Anfragen, Gesamtkosten, Durchschnitt), um den Status auf einen Blick zu erfassen.
  </Step>

  <Step title="Kostenentwicklung analysieren">
    Über das Diagramm lassen sich Trends und Peaks im Nutzungsverhalten erkennen.
  </Step>

  <Step title="Kostenverteilung auswerten">
    Nutzen Sie die Panels, um Kosten pro Gruppe, Assistent, Modell, Konnektor oder Benutzer einzusehen.
  </Step>

  <Step title="Daten exportieren">
    Exportieren Sie die Daten zur weiteren Auswertung oder für Abrechnungszwecke.
  </Step>
</Steps>

***

<Tip>
  **Best Practice**:

  * Prüfen Sie regelmäßig (z. B. wöchentlich), ob bestimmte Modelle oder Benutzergruppen unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen.
  * Nutzen Sie die Kostenübersicht nach Modell, um gezielt günstigere Alternativen (z. B. kleinere Modelle) einzusetzen.
  * Exportieren Sie die Daten monatlich für Controlling und Budgetplanung.
  * Beispiel: Setzen Sie **GPT-5 Response** nur für komplexe Aufgaben ein, während Standardanfragen mit günstigeren Modellen (z. B. GPT-5 Nano) bearbeitet werden.
</Tip>