Wissensdatenbanken

Verwalten Sie Wissensdatenbanken, Datenquellen und deren Konfiguration

Startseite > “Admin-Menü” > “Wissensdatenbanken”

Mit VARIOS AI können Sie leistungsfähige Vektordatenbanken auf Basis des Retrieval-Augmented-Generation-Ansatzes (RAG) erstellen – wir nennen sie Wissensdatenbanken. Über verschiedene Datenquellen (z. B. manueller Upload, GitHub, WebDAV, VARIOS AI Server-Ordner) werden Dokumente eingespielt, als Embeddings gespeichert und per semantischer Suche nutzbar gemacht. Wissensdatenbanken können einem oder mehreren Assistenten zugewiesen werden.

Die Vorteile:

• Semantische Suche: Statt reiner Stichwortsuche sucht das System nach inhaltlich ähnlichen Texten mittels Vektorisierung.
• Aktuelle Wissensbasis: Neue oder geänderte Dokumente können je nach Quellentyp automatisch oder manuell synchronisiert werden.
• Einsatz in Assistenten: Aktivieren Sie Wissensdatenbanken bei Assistenten, um unternehmensspezifisches Wissen in Antworten einzubeziehen (siehe Globale Assistenten).

​

Übersicht der Wissensdatenbanken

Auf der Seite Wissensdatenbanken sehen Sie alle angelegten Wissensdatenbanken in einer Tabelle:

Spalte	Bedeutung
Name	Bezeichnung der Wissensdatenbank
Dokumente	Anzahl der Dokumente über alle Quellen dieser Wissensdatenbank
Status	Gesamtstatus: grün = in Ordnung, orange = Verarbeitung läuft, rot = Fehler

Aktionen pro Zeile:

• Bearbeiten (Stift-Icon): Wissensdatenbank öffnen, Name/Beschreibung und Quellen verwalten.
• Löschen (Papierkorb-Icon): Wissensdatenbank inklusive aller Quellen und Dokumente entfernen.

Über das Suchfeld können Sie nach dem Namen filtern. Die Liste ist paginiert („Vorherige” / „Nächste”).

Beim Löschen einer Wissensdatenbank werden alle zugehörigen Quellen und Dokumente unwiderruflich gelöscht. Entfernen Sie die Wissensdatenbank ggf. zuerst von allen Assistenten.

​

Wissensdatenbank erstellen und bearbeiten

1. Neue Wissensdatenbank anlegen

   Klicken Sie auf Neue Wissensdatenbank. Sie werden zur Bearbeitungsansicht weitergeleitet.

2. Name und Beschreibung setzen

   Vergeben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung (z. B. Zweck und Inhalt). Klicken Sie auf Speichern, damit die Wissensdatenbank angelegt wird.

3. KI-Modell zur Generierung von Embeddings auswählen

   Wählen sie aus, welches Embedding-Modell in der Wissensdatenbank zur Generierung von Embeddings verwendet werden soll.

4. Datenquellen hinzufügen

   Erst nach dem Speichern können Sie unter Neue Quelle erstellen Quellen anlegen. Wählen Sie den Typ der Datenquelle und klicken Sie auf Quelle anlegen. Anschließend konfigurieren Sie die Quelle (siehe Abschnitt Datenquellen und Quellentypen).

5. Wissensdatenbank einem Assistenten zuweisen

   Aktivieren Sie die Wissensdatenbank bei einem oder mehreren Globale Assistenten. Die Berechtigung, welche Nutzer auf welche Wissensdatenbank zugreifen können, wird über die Assistenten gesteuert.

​

Datenquellen und Quellentypen

Eine Wissensdatenbank kann mehrere Quellen haben. Jede Quelle hat einen Quellentyp, der beim Anlegen festgelegt wird und nicht mehr geändert werden kann.

Quellentyp ist fest: Der Typ einer Quelle (z. B. GitHub, WebDAV) kann nachträglich nicht geändert werden. Für einen anderen Typ müssen Sie eine neue Quelle anlegen und ggf. die alte löschen.

​

Verfügbare Quellentypen

Typ	Beschreibung	Limit pro Wissensdatenbank
Manueller Upload	Dokumente per Drag & Drop oder Dateiauswahl hochladen	1 Quelle
VARIOS AI Server-Ordner	Ordnerpfad auf dem Host-System (z. B. Freigabeordner)	unbegrenzt
GitHub	Inhalte aus einem GitHub-Repository (Branch, Pfad, Dateiendungen)	unbegrenzt
WebDAV	Freigabe über WebDAV (URL, Benutzer, Passwort, Ordner, Tiefe)	unbegrenzt

​

Allgemeine Konfiguration jeder Quelle

• Ihr Name für die Datenquelle: Ein frei wählbarer Anzeigename (z. B. „GitHub 1”, „WebDAV Rechtstexte”).
• Verbindung testen: Bei GitHub, WebDAV und VARIOS AI Server-Ordner prüft der Button Zugangsdaten und Erreichbarkeit. Bei Fehlern erscheint ein roter Status „Fehler” in der Konfiguration.
• Synchronisierung: Nur bei Quellen mit externem Zugriff (nicht bei Manueller Upload):
  • Intervall: Manuell, jede Stunde, jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat.
  • Jetzt synchronisieren: Startet einen sofortigen Sync.

Nach dem Speichern einer Quelle zeigt die Oberfläche Konfiguration (Status: Keine Fehler / Fehler) und Dateien (Anzahl Dokumente, Status Fertig / In Bearbeitung / Fehler). Über die Icons können Sie die Quelle neu laden, löschen oder bearbeiten.

---

​

Manueller Upload

• Pro Wissensdatenbank ist nur eine Quelle vom Typ „Manueller Upload” möglich. Ist das Limit erreicht, erscheint „Manueller Upload (Limit erreicht)” und die Option ist deaktiviert.
• Dokumente: Ziehen Sie Dateien in den Drag-&-Drop-Bereich oder klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie Dateien aus.
• Es gibt kein Synchronisationsintervall – Inhalte werden nur durch manuelles Hochladen ergänzt.
• Ausgewählte Dokumente: Liste der hochgeladenen Dateien mit Status:
  • Fertig (grün): Erfolgreich verarbeitet und eingebettet.
  • In Bearbeitung (orange): Verarbeitung läuft noch.
  • Fehler (rot): Verarbeitung fehlgeschlagen (z. B. ungültiges Format).
• Einzelne Dokumente können über das Papierkorb-Icon aus der Quelle entfernt werden.

Unterstützte Formate entnehmen Sie der Anwendung (z. B. PDF, DOCX, TXT, MD). Sehr große Dateien können abhängig von der Konfiguration ausgeschlossen werden.

---

​

VARIOS AI Server-Ordner

Dokumente werden aus einem lokalen Ordner gelesen, der dem Container als Volume bereitgestellt wird. Der Freigabeordner, den Sie in der UI angeben, ist ein Unterordner innerhalb des Container-Basisverzeichnisses /data/Data/KnowledgebaseDocuments.

Einstellung	Pflicht	Beschreibung
Freigabeordner	Ja	Unterordner innerhalb des Basisverzeichnisses (z. B. /meine-dokumente). Alle Dateien in diesem Ordner und dessen Unterordnern werden rekursiv eingelesen.

• Verbindung testen prüft, ob der Ordner im Container existiert und lesbar ist.
• Versteckte Dateien (mit . oder ~ beginnend) sowie Symlinks werden automatisch übersprungen.

VARIOS AI Server-Ordner einrichten

Technische Anleitung: Docker-Compose-Volumes konfigurieren, Netzwerk-Shares (SMB/NFS) einbinden, typische Fehler beheben.

---

​

GitHub

Dokumente werden aus einem GitHub-Repository geladen.

Einstellung	Pflicht	Beschreibung
Repository	Ja	Format owner/repo (z. B. varios-ai/docs).
Zugriffstoken	Ja	Personal Access Token (Classic oder Fine-grained) mit Lesezugriff auf das Repository. Links: „Fine-grained Token erstellen (empfohlen)” bzw. „Classic Token erstellen”.
Branch	Ja	Branch zum Synchronisieren (Standard: main).
Pfad im Repository	Nein	Unterpfad im Repo (z. B. /docs). / = Wurzel.
Rekursiv	Nein	Wenn aktiviert, werden Unterordner einbezogen.
Dateiendungen	Nein	Kommagetrennte Liste (z. B. md,txt,json,yaml,yml,pdf,docx). Nur diese Erweiterungen werden verarbeitet.
Maximale Dateigröße (Bytes)	Nein	Obergrenze pro Datei. Hinweis in der UI: 10 MB = 10485760, 50 MB = 52428800, 100 MB = 104857600.
GitHub URL	Nein	API-Basis-URL (Standard: https://api.github.com). Nur bei GitHub Enterprise anpassen.

• Verbindung testen prüft Repository, Token und Branch.
• Mögliche Fehler: ungültiges Repository-Format, Authentifizierung fehlgeschlagen, unzureichende Berechtigungen, Repository/Branch nicht gefunden, API-Ratenlimit.

---

​

WebDAV

Dokumente werden von einem WebDAV-Server (z. B. Nextcloud, ownCloud) geholt.

Einstellung	Pflicht	Beschreibung
Domain	Ja	Vollständige URL des WebDAV-Servers (z. B. https://www.your-domain.de). Schema und Host müssen gesetzt sein.
Benutzer	Ja	Benutzername für die Anmeldung.
Passwort	Ja	Passwort für die Anmeldung.
Freigabeordner	Ja	Pfad zum Ordner auf dem WebDAV-Server (z. B. / für Wurzel oder /Dokumente/Wissen).
Ordnertiefe	Ja	Wie viele Unterordnerebenen ab dem Freigabeordner durchsucht werden (mindestens 1).

• Verbindung testen prüft URL und Anmeldung. Typische Fehler: Authentifizierung fehlgeschlagen, Schema/Host nicht gesetzt.

---

​

Status und Fehlerbehandlung

​

Status der Wissensdatenbank (Übersichtsliste)

• Grün: Keine Fehler, alle Quellen in Ordnung bzw. Dokumente verarbeitet.
• Orange: Mindestens eine Quelle oder Dokumente sind „In Bearbeitung” (z. B. Sync oder Embedding läuft).
• Rot: Mindestens eine Quelle oder Dokumente haben den Status „Fehler”.

​

Status einer Quelle (in der Bearbeitungsansicht)

• Keine Fehler: Konfiguration und Verbindung sind in Ordnung.
• Fehler: Verbindungstest oder letzter Sync fehlgeschlagen (z. B. falsche Zugangsdaten, Ordner nicht erreichbar).
• Synchronisierung: Sync läuft gerade.

​

Dokumentenstatus (pro Quelle)

• Fertig: Dokument wurde erfolgreich eingelesen und eingebettet.
• In Bearbeitung: Verarbeitung oder Embedding läuft noch.
• Fehler: Verarbeitung fehlgeschlagen (z. B. Dateiformat, Größe, Lesefehler).

1. Bei rotem Status der Wissensdatenbank

   In der Übersicht auf Bearbeiten klicken und die Quellen prüfen. Quelle mit rotem Konfigurationsstatus öffnen (Bearbeiten-Icon).

2. Quelle prüfen

   Verbindung testen ausführen. Fehlermeldung lesen (z. B. falscher Pfad, ungültiger Token, WebDAV-Login). Einstellungen korrigieren und Speichern.

3. Sync ggf. erneut anstoßen

   Bei GitHub/WebDAV/VARIOS AI Server-Ordner Jetzt synchronisieren klicken. Anschließend die Dokumentenliste prüfen (Filter „Fehler”, ggf. einzelne Dokumente entfernen oder erneut einbetten, falls die UI das anbietet).

​

Kurzüberblick: Was Sie beachten sollten

• Quellentyp vor dem Anlegen wählen – er ist danach nicht änderbar.
• Manueller Upload: Nur eine solche Quelle pro Wissensdatenbank; Dokumente nur manuell hochladen.
• VARIOS AI Server-Ordner: Pfad und Leseberechtigung auf dem Host/Container prüfen; bei Bedarf Volumes korrekt mounten.
• GitHub: Token mit ausreichenden Rechten (Repository lesen); ggf. Ratenlimits beachten.
• WebDAV: URL inkl. Schema (z. B. https://), Benutzer und Passwort korrekt; Freigabeordner und Ordnertiefe passend setzen.
• Synchronisierung: Nur bei GitHub, WebDAV und VARIOS AI Server-Ordner – Intervall wählen oder manuell synchronisieren.
• Berechtigungen: Zugriff auf Wissensdatenbanken wird über die Zuweisung zu Globale Assistenten gesteuert.

Die Berechtigung, welche Nutzer Zugriff auf welche Wissensdatenbank haben, wird über die Assistenten gesteuert. Weisen Sie die Wissensdatenbank nur solchen Assistenten zu, für die der Inhalt bestimmt ist.